办公信息化解决方案

1、用户需求
为了推进实现为民服务、对外开放、政务公开三个目标，机关及企事业单位决定先从办公信息化入手来推动最终目标的实现。
首先，机关及企事业单位急需建设一个区域性资讯服务型网站为目标，网站须突出为民服务、对外开放、政务公开三个重点，尤其需要突出服务功能。因此机关及企事业单位决定选用一套灵活、易用、易扩展的内容管理系统，并且利用该内容管理系统在统一数据库平台、统一基础数据格式、统一维护管理流程的基础上建立唐山市劳动系统的互联网站点，真正实现高效、务实的服务型电子政务门户。其次，需要通过此次信息化建设充分提高局内人员的办公效率，使能够更高效的为广大群众服务。在这方面，着重需要解决局内员工的员工培训问题，首先从员工的业务能力入手以提高员工的工作效率。再者，需要从办公自动化入手，充分提高文件下达、工作安排、会议安排、物资管理等工作的效率和准确性。并且需要建立自己的邮件系统，避免免费电子邮件对附件大小、邮箱大小限制、让每个员工都有如：myname@ourcompany.com 的邮件帐号，从整体上提高形象。
2、需求分析
基于以上用户需求我们做出如下几点分析，现机关及企事业单位需要建设以门户网站、OA办公系统、视频点播系统、邮件系统为一体的信息化应用系统。以下我们将对这些系统分别进行应用分析。
门户网站
网络媒体在传播时间上具有明显的自由、快捷的特点，可以轻易做到即时性、往复性发布各类新闻。Internet在我国现已成为继电视、广播、报纸、杂志之后的第五大媒体，我们不仅通过大量的文字信息来宣传产品、服务，还可以充分利用声音、图像、视频、虚拟三维等技术充分展示。网络广告同时具有交互性强、覆盖面广、针对性强、便于统计、及时、高效、成本低等优势，被认知为未来最具影响力人广告形式，将高出电视广告四个百分点。
利用门户网站，我们可以在第一时间将信息公布在网络上，方便用户通过网络得到所需信息。
视频点播系统（网络培训）
视频点播系统可作为面向政府或企业推出包含课程管理、资料管理以及信息交流管理的综合平台,已成为政府或企业创建学习型组织的有效推广工具和企业级应用平台。
政府或企业可以方便地在内部或者互联网部署视频点播培训平台，利用平台强大的网络点播功能，从而迅速组织学习、培训、知识管理、学习交流等活动，方便地开展内训和外训业务。
系统通过建立自由开放，便于信息共享交流和知识传播的快捷、平等的信息管理平台，保证广泛分布的学员能自由地取得学习、训练和培养自己的有效手段和途径。
企事业单位可以通过系统来管理培训资料。培训资料包括：课程大纲、讲义、参考资料；视频、音频资料；培训教师制作的课件；讲座记录等等。极大的方便员工或学员在业余时间对业务进行学习。
邮件系统
传统的邮件系统应用瓶颈与缺点
邮件系统正逐步成为现代企业及机关单位内外信息交流的必备工具，据统计Internet上有30%的业务是与电子邮件有关的。企业及机关单位拥有自己的邮件系统，不仅能够提升单位形象，而且更重要的是能为单位带来实际效益。电子邮件已成为Internet 中最重要的服务，远远超过位列第二的搜索引擎。同时，随着互联网的迅速普及以及企事业单位自身信息化建设的进展，一方面，专业邮件系统的拥有者从IT行业的高端——ISP/ICP向行业低端的——企业及机关单位普及的趋势越来越明显; 另一方面，企业及机关单位越来越多地依赖互联网来提供优质服务。拥有自己的邮件系统已成为未来不可扭转的必然趋势，一个像“user@company.com”这样的邮件地址除了显示出向外的名称、品牌标识外，其中更掩饰不住的是运作的高效与响应的快速。
与大型企业相比较而言，机关多数存在技术力量、储备较弱，规模偏小，抵御系统灾难、风险能力弱等缺点; 同时由于财政预算，机关的IT状况也参差不齐。因此，要建立一个方便易用的邮件系统，使其易管理，易操作。

企业邮件系统要求
机关单位对邮件系统有四个基本要求：一是基于自己的域名；二是维护成本低；三是稳定；四是特性强，特性强指希望厂商能提供像防垃圾邮件等等功能。
在功能上，机关单位的邮件系统要实现以下功能。
1、利用 Internet 浏览器即可在线处理电子邮件，电子邮件在线收信、发信功能，电子邮件的自动转发（Forwarding），电子邮件拒收条件的设定（Filter），可以有效的拒绝各种垃圾信件。 自动回信功能（Auto-Responder），支持 POP3 邮件地址本设定，电子邮件全文检索功能。
2、企业级邮件系统，具有海量、高效、安全、可靠等特点，能够满足企业级用户对邮件交换的需求，更能够作为企业电子商务的信息交换平台。完全能够满足企业内部频繁的信件交流的需求，在访问量非常大的情况下，仍然能够保持较高的邮件处理速度。
3、支持POP3/IMAP4/SMTP等标准EMAIL协议，能够与其它电子邮件系统直接交换数据；支持Outlook、Eudora、Foxmail、Becky等大多数邮件客户端程序，满足用户不同的使用习惯。
4、支持邮件过滤，可过滤掉大部分垃圾邮件，并可自定义过滤规则。
5、支持邮件备份功能，防止应意外情况造成邮件的丢失。
6、为管理员提供基于WEB的配置界面，使系统的配置维护工作变得易学易用，管理员能够通过WEB界面直接管理用户帐号、权限，调整系统的各项参数。
7、提供详细的邮箱使用日志，方便管理员对邮件系统的使用情况作详细的了解。

办公自动化系统
对于机关事业单位的领导来说极品OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。极品OA能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。
帮助实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。具体来说，OA能为您解决：
 
•节约运营成本
不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节，同时将传统的表格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印的费用，帮助用户能够更快地、准确地完成相关工作节约不仅是纸张还有时间。网络远程办公节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用。
 
•增强领导监控能力
强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。
 
•管理公司有形、无形资产，初步实现知识管理
通过自动办公平台办公用品、图书管理车辆管理等管理组织的有形资产避免流失；员工的工作经验和技术技能，不断积累，将成为组织中强大的共享资源，通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率，也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误，初步实现对组织无形(业务信息、知识)资产的管理，为公司进一步进行知识管理打好良好的基础。
 基于以上对各个系统的分析，我们认为传奇系列产品完全能够满足用户的现实需求，以下为系统的总体设计观念，传奇系列软件的具体功能和特点请见“第二部分 软件功能介绍”。
3、系统总体设计
为实现系统目标，我们将遵循以下设计原则：
先进性
博采众长，在保证方案可靠性和技术成熟性的基础上，采用先进的系统体系结构、先进的构架方式、先进的应用软件设计思想和实现技术，确保本系统起点高、技术领先，为视频点播的实现提供最佳的技术平台支持。
可靠性和可用性
本系统采用先进的系统体系结构、规范且具有容错功能的应用平台、全面的系统监控措施、完备的安全手段，确保重要数据万无一失，提高系统的可靠性和连续可用性。
基于成熟产品和技术
系统是在成熟的产品基础之上构建，此产品已经过众多用户多年的使用，具备方案所述的特点，适合用于构建视频点播系统。
实用、易用
实事求是，从用户的实际情况出发，在保证满足用户的需求的基础上，保证整个系统操作简单实用、易学、易用和易于维护。
可扩展性和灵活性
采用符合国际标准和适应国际发展潮流的信息系统集成技术、可平滑扩展的系统硬件体系结构、开放式的系统软件平台、模块化的应用软件结构以及符合国际规范的标准接口，确保系统在处理能力和业务功能方面可灵活扩充，并可与其它系统进行无缝互连。
此外，系统采用的平台具备强大、灵活的应用扩展支持。
安全性
安全性包括系统安全性和业务操作安全性两大部分。系统安全性可通过系统架构、设备/软件选型、病毒防杀等措施来实现。业务操作安全性可通过操作权限（包括系统权限、数据权限和角色权限）的授权、分配和管理机制，数据库操作的审计机制，数字签名和数字证书等身份确认机制，日志记录和事件监测机制，以及使用B/AS/DS三层结构将客户机与数据库服务器进行隔离等措施来保证。

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